Microsoft Office 2010 en 2013 profiteren nu van een reeks nieuwe Document Inspector-functies. Document Inspector, ook wel bekend als de "Check for issues tool", controleert uw Office-documenten op items die persoonlijke of verborgen informatie kunnen bevatten.
Deze gevoelige informatie is belangrijk omdat het details over de presentatie of uw bedrijf kan onthullen die u niet met andere mensen wilt delen wanneer u uw Excel-, PowerPoint- of Word-documenten deelt. Dit is waarom u de documenten of de metadata (documenteigenschappen) moet controleren voordat u ze openbaar deelt.
Dit is hoe de Document Inspector werkt. Ten eerste probeert het automatisch de privé- of verborgen inhoud uit het document te verwijderen en als dit niet lukt, krijgt u een waarschuwing.
Hier is de lijst met de nieuwe inspecties:
PowerPoint en Word:
- Ingesloten documenten
- Macro's, formulieren of ActiveX-besturingselementen
Excel:
- Ingesloten documenten
- Macro's, formulieren of ActiveX-besturingselementen
- Links naar andere bestanden
- Draaitabellen, draaigrafieken, kubusformules, slicers en tijdlijnen *
- Real-time gegevensfuncties
- Excel-enquêtes *
- Gedefinieerde scenario's
- Actieve filters
- Aangepaste werkblad-eigenschappen
- Verborgen namen
Tijdlijnen en enquêtes worden niet ondersteund in Excel 2010, daarom detecteert Document Inspector ze alleen in Excel 2013. Ook informeert de officiële Microsoft-blog ons:
"Sommige van de nieuwe inspecteurs verschijnen mogelijk niet in Excel 2010 met de updates van november en december voor Office 2010. Ze zullen begin 2015 in een update verschijnen."
Hoewel de nieuwe functies Document Detector verbeteren, moet u er bij het werken met gevoelige informatie rekening mee houden dat sommige items niet detecteerbaar zijn, simpelweg omdat Document Detector niet is ontworpen om ze te detecteren.
"In Excel kunt u bijvoorbeeld gegevens in een rij of kolom ver weg plaatsen die u misschien niet ziet als u de spreadsheet terloops bekijkt, of in Word of PowerPoint, kunt u sommige gegevens met een afbeelding bedekken en vergeten dat deze er is."
Zoals de officiële Microsoft-blog het nogmaals aangeeft, onthoud dat Document Detector geen vervanging is voor juridische beoordeling. Mocht u in de problemen komen voor het vrijgeven van vertrouwelijke informatie omdat u dacht dat Document Detector ook voor die kwestie zorgde, houd er dan rekening mee dat Microsoft hiervoor niet aansprakelijk is..
Voor meer informatie over de Document Inspector, ga naar de ondersteuningspagina van Microsoft voor Excel, Word en PowerPoint.
LEES OOK: No Luck voor Windows-pc: Rise of the Tomb Rider wordt uitgebracht op Xbox
- uitblinken
- Powerpoint-handleidingen